FORENINGENS VEDTÆGTER
OG FORRETNINGSORDEN

VEDTÆGTER

§ 1. Navn og hjemsted

Foreningens navn er Odsherred Museumsforening, med hjemsted i Odsherred kommune.

§ 2. Formål

Foreningens formål er at virke for udbredelsen af kendskabet og interessen for kulturhistorie i Odsherred, og støtte opretholdelsen af professionel museumsvirksomhed i Odsherred.

Foreningens søges fremmet ved:

• Oplysnings- og formidlingsvirksomhed

• Aktiviteter for medlemmerne

• Interesse- og arbejdsgrupper.

§ 3. Organisation

Foreningen er en selvstændig, lokal forening, der samarbejder med andre interessenter om kulturhistorie. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

Foreningen kan på opfordring lade sig repræsentere i andre bestyrelser, arbejdsgrupper o.l. Museumsforeningens bestyrelse udpeger i så fald repræsentanten.

4. Medlemsforhold

Foreningen kan optage enkeltpersoner, samlevende par, virksomheder, selskaber, foreninger og institutioner som medlemmer. Medlemskab er betinget af indbetalt kontingent.

§ 5. Generalforsamling

Den årlige generalforsamling indkaldes med mindst 14 dages varsel ved annoncering i den lokale presse og/eller ved brev/mail til medlemmerne.

Den årlige generalforsamling afholdes inden for kommunens grænser inden udgangen af marts måned med følgende dagsorden:

      1. Valg af dirigent.

      2. Fremlæggelse af bestyrelsens beretning.

      3. Fremlæggelse af det reviderede regnskab.

      4. Budget:

            A. Fremlæggelse af budget for indeværende år.

            B. Fastsættelse af næste års kontingent.

      5. Indkomne forslag.

      6. Valg af bestyrelsesmedlemmer.

      7. Valg af 2 bestyrelsessuppleanter.

      8. Valg af 1 revisor.

      9. Valg af 1 revisorsuppleant.

      10. Eventuelt.

Forslag til punkt 5 skal være bestyrelsen i hænde senest en uge før generalforsamlingen. Forslag, der ikke er indsendt rettidigt til bestyrelsen, kan diskuteres på generalforsamlingen, men ikke gøres til genstand for en beslutning/afstemning.

Gæster kan, uden tale- og stemmeret, deltage i generalforsamlingen. 

§ 6. Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling finder sted når bestyrelsen finder anledning til det eller når mindst 25 af foreningens medlemmer har fremsat skriftligt krav derom med angivelse af dagsorden.

Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes sted senest 6 uger efter begæringens modtagelse.

Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling sker med samme frister og på samme måde, som til ordinær

generalforsamling.

§ 7. Beslutninger

Generalforsamlings beslutninger vedtages med simpelt stemmeflertal.

Hvert medlem uden kontingentrestance har 1 stemme.

Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Ændringer af foreningens vedtægter kan kun ske, hvis mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer for beslutningen.

Ved personvalg stemmes på det antal personer, der skal vælges.

Generalforsamlingens dirigent afgør alle tvivlsspørgsmål vedrørende sagers behandling og stemmeafgivning.

§ 8. Bestyrelsen

Til foreningens bestyrelse vælges 6 medlemmer.

Valgperioden er 2 år.

Af bestyrelsen afgår hvert år 3 medlemmer.

Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær umiddelbart efter generalforsamlingen.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig når 4 medlemmer er til stede. Beslutninger i bestyrelsen træffes ved simpelt stemmeflertal.

Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

§ 9. Hæftelse.

Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den af foreningen til enhver tid tilhørende formue.

Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse.

§ 10. Regnskab

Foreningens regnskabsår er kalenderåret.

Regnskabet vedlægges en specificeret, afstemt fortegnelse over årets medlemmer, samt en fortegnelse over eventuelle aktiver.

Regnskabet revideres af den på generalforsamlingen valgte revisor.

Det reviderede regnskab skal være formanden i hænde inden 1. marts og skal underskrives af alle bestyrelsesmedlemmer.

§ 11. Kontingent

Kontingenter opkræves en gang årligt og gælder for kalenderåret.

Kontingenter opkræves på baggrund af en løbende ajourført edb-medlemsfortegnelse.

§ 12. Tegning

Foreningen tegnes af formanden.

Over foreningens kontante midler og bankkonti disponerer kassereren - og/eller en anden af bestyrelsen bemyndiget person - efter bestyrelsens forskrifter. 

§ 13. Opløsning

Til beslutning om foreningens opløsning kræves

- at mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer,

- på 2 af hinanden følgende generalforsamlinger med mindst 30 dages mellemrum

- stemmer for opløsningen.

Ved opløsning overgives foreningens formue til kulturhistoriske formål i Odsherred Kommune.

Vedtaget på ekstraordinær generalforsamling den 16. maj 2013

________________________________________________________

FORRETNINGSORDEN

§ 1. KONSTITUERING OG AFHOLDELSE AF BESTYRELSESMØDER
Umiddelbart efter afholdelse af en ordinær generalforsamling - eller en ekstraordinær generalforsamling, hvorunder der er sket ændringer i bestyrelsens sammensætning - afholder bestyrelsen konstituerende møde.
Bestyrelsen afholder herefter møder, når formanden eller et medlem af bestyrelsen begærer det til behandling af et bestemt angivet emne. Begæring herom fremsættes skriftligt til formanden med en redegørelse for baggrunden for det stillede forslag.

Suppleanter deltager i bestyrelsens møder på lige fod med bestyrelsesmedlemmer, dog uden stemmeret.

Hvis et medlem af bestyrelsen ønsker at træde ud af bestyrelsen, overtager 1. suppleanten vedkommendes plads i bestyrelsen.
Så vidt muligt berammes på hvert bestyrelsesmøde næste møde.

§ 2. INDKALDELSE AF BESTYRELSESMØDER
Møderne indkaldes skriftligt af formanden med mindst 8 dages varsel. Varslet kan dog nedsættes, såfremt særlige forhold gør det nødvendigt. 
Med indkaldelsen skal fremsendes dagsordenen for mødet samt et eksemplar af det til brug for behandlingen af de enkelte emner nødvendige skriftlige materiale.
Med indkaldelsen skal endvidere i videst muligt omfang gives medlemmerne oplysning om baggrunden for de til behandling foreliggende emner.

§ 3. BESTYRELSESMØDERNES LEDELSE OG BESLUTNINGSDYGTIGHED
Møderne ledes af formanden eller - i dennes forfald - næstformanden. Møderne afholdes på Vandrerhjemmet i Nykøbing Sj. eller andet sted efter nærmere aftale.
Når indkaldelse har fundet sted i overensstemmelse med forskrifterne i § 2, er bestyrelsen beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden samt 3 af medlemmerne er til stede.
Bestyrelsesmedlemmerne - og andre tilstedeværende - har pligt til straks at underrette bestyrelsen om ethvert spørgsmål, som kan give mulighed for inhabilitet.
De af bestyrelsen behandlede anliggender afgøres ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens – og i dennes forfald – næstformandens stemme udslagsgivende.
Et bestyrelsesmedlem kan fremkomme med en mindretalsudtalelse på bestyrelsesmødet og få denne indskrevet i referatet.

§ 4. FORHANDLINGSPROTOKOL
Formanden drager omsorg for, at der føres en forhandlingsprotokol over bestyrelsens forhandlinger og beslutninger.
Formanden skal drage omsorg for, at foreningens forhandlingsprotokol er til stede på hvert bestyrelsesmøde.

Ethvert bestyrelsesmedlem har adgang til at gøre sig bekendt med enhver tilførsel heri og er til enhver tid berettiget til at forlange gennemsyn af protokollen.
Af protokollen skal fremgå:
Hvem der har deltaget i mødet.
Dagsordenen med beslutninger for hvert enkelt punkt samt                  væsentlige synspunkter og oplysninger, der ønskes tilført protokollen.
Et eksemplar af referatet udsendes til samtlige mødedeltagere snarest muligt - og senest 8 dage - efter mødets afholdelse. Bestyrelsesmedlemmers eventuelle indsigelser mod referatet skal prompte meddeles formanden.
Samtlige tilstedeværende medlemmer skal underskrive protokollatet på det efterfølgende møde og dermed bekræfte deres godkendelse heraf.
Medlemmer, der ikke har deltaget i et refereret møde, skal i protokollen anføre, at de har gjort sig bekendt med indholdet af protokollatet.

§ 5. AD HOC UDVALG
Bestyrelsen kan af sin midte nedsætte ad hoc-udvalg til løsning af særlige sager.
Ad hoc-udvalg kan suppleres med særligt sagkyndige.

§ 6. ØKONOMI
Formanden har ansvaret for og dispositionsretten over årets budget, men kan uddelegere dispositionsretten helt eller delvis til bestyrelsesmedlemmer.
Uddelegering af dispositionsretten skal godkendes af bestyrelsen.
Ingen indtægt må oppebæres eller udgift afholdes uden baggrund i det vedtagne budget. Dispositioner, der ikke er indeholdt i det vedtagne årsbudget, skal forelægges bestyrelsen forinden dispositionen gennemføres.
Over foreningens kontante midler og bankkonti disponerer kassereren - og/eller en anden af bestyrelsen bemyndiget person - efter bestyrelsens forskrifter (forretningsorden).
Kassereren har ansvaret for bogføring af indtægter og udgifter, samt udarbejdelse af årsregnskab.
Kassereren har ansvaret for at påse at en given vare eller ydelse er leveret.
På hvert bestyrelsesmøde fremlægger kassereren en budgetopfølgning.

§ 7. REGNSKABET
Udkast til årsregnskabet bilagt bemærkninger og en afstemt edb-medlemsfortegnelse udarbejdes af kassereren og forelægges for revisionen så betids, at et af revisionen gennemgået årsregnskab kan udleveres til bestyrelsen inden 1. marts.
Dette årsregnskab behandles herefter af bestyrelsen på et bestyrelsesmøde, hvorunder bestyrelsen påser, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med det vedtagne budget.
Bestyrelsen underskriver årsregnskabet.

§ 8. TAVSHEDSPLIGT 
Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt i de sager, som bestyrelsens flertal anser for fortrolige, med mindre disse ifølge lovgivningen underlagt ubegrænset offentlighed.

§ 9. FORHOLDET TIL PRESSEN OG MEDLEMMERNE
Formanden eller næstformanden varetager den eksterne kommunikation i alle bestyrelsesanliggender.
I sager med uenighed mellem bestyrelsesmedlemmerne skal formanden oplyse om denne uenighed.

Vedtaget på bestyrelsesmøde den 16. maj 2013

Til forsiden